கணக்குப் பதிவின் முக்கிய விதிகள் என்ன?

ஒவ்வொரு செயல்முறைக்கும் பொதுவாக பொருந்தக்கூடிய விதிகள் உள்ளது. இந்த விதிகள் முக்கியமானவை, ஏனெனில் செயல்பாடுகள் இவ்விதிகளைச் சார்ந்தே கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளன. இதேபோல், கணக்குப் பதிவுக்கும் முக்கிய விதிகள் உள்ளன. இந்த வலைப்பதிவில் மூன்று முக்கியக் கணக்குப் பதிவு தரநிலைகள் குறித்து விவாதிப்போம்.

கணக்குப் பதிவு மெசபடோமிய நாகரிக காலத்தில் இருந்தே நடைமுறையில் உள்ளதாக அறியப்பட்டுள்ளது

இன்று பயன்படுத்தப்படும் டபுள் என்ட்ரி புக் கீப்பிங் பற்றி கணக்குப் பதிவின் நிறுவனர் லூகா பேசியோலி முதன் முதலாகக் குறிப்பிட்டார். பத்தொன்பதாம் நூற்றாண்டில், ஸ்காட்லாந்து சார்ட்டட் அக்கவுண்டன்சி எனும் நவீனத் தொழிலுக்கு உரு தந்தது.

கணக்குப் பதிவு என்பது பொருளாதார நிறுவனங்கள் தொடர்பான நிதி மற்றும் நிதி அல்லாத தகவல்களின் அளவீடு, செயலாக்கம் மற்றும் பகிர்வு ஆகியவற்றைக் குறிக்கிறது. எளிதாகச் சொன்னால், கணக்குப் பதிவு என்பது நிதி பரிவர்த்தனைகளை கண்காணிக்கும் முறையான பதிவு ஆகும். நிறுவனத்தின் தற்போதைய நிதி நிலைமை பற்றிய துல்லியமான அறிக்கையை வழங்கவும், சமீபத்திய பரிவர்த்தனைகளுடன் கணக்குகளை புதுப்பித்த நிலையில் பராமரிக்கவும் இது உதவுகிறது.

கணக்குப் பதிவின் 3 பொன் விதிகள்

1. பெறுநரிடம் பற்று, கொடுப்பவருக்கு கடன்.
2. பற்று என்பது உள்ளே வருவது, கடன் என்பது வெளியேறுவது.
3. அனைத்து செலவுகள் மற்றும் இழப்புகள் பற்று, மற்றும் அனைத்து வருமானம் மற்றும் ஆதாயங்கள் வரவு.

இந்த மூன்று கணக்குப் பதிவு தரநிலைகள் இன்று கணக்குப் பதிவு அமைப்பின் முக்கிய அம்சமாகச் செயல்படுகின்றன. அனைத்துத் துறைகளிலும் நிதி பரிவர்த்தனைகள் தொடர்ந்து பிரதிநிதித்துவப்படுத்தப்படுவதை இந்த வழிகாட்டுதல்கள் உறுதி செய்கிறது.

இந்த நெறிமுறைகளைப் புரிந்து கொள்ள, நாம் அவற்றைத் தனித்தனியாகவும் சூழமைவு சார்ந்தும் ஆராய வேண்டும். ஒரு நிறுவனத்தில் கணக்குப் பதிவின் நோக்கம், அதனால் தாக்கம் பெறுவோர் மற்றும் இந்த மூன்று முக்கியக் கணக்குப் பதிவு சட்டங்களைக் கடைப்பிடிக்கும் வலுவான கணக்குப் பதிவு நடைமுறைகளின் நன்மைகள் ஆகியவற்றைப் பார்ப்போம்.

கணக்குப் பதிவு: வணிகத்தில் இதன் முக்கியத்துவம் மற்றும் பங்கு

செலவு, வரி பொறுப்புகள் மற்றும் பணப்புழக்கம் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் இரு வணிக அமைப்பு சிறந்த முடிவுகளை எடுக்கக் கணக்குப் பதிவு உதவுகிறது. இதன் உதவியுடன் மூன்று முக்கியமான நிதிநிலை அறிக்கைகள் உருவாக்கப்படுகின்றன.

1. லாப நஷ்ட அறிக்கையில் வருமானம் மற்றும் செலவுகள் தெளிவாகக் காட்டப்படுகிறது.
2. ஒரு நிறுவனத்தின் நிதி நிலையை பேலன்ஸ் ஷீட் மூலம் அறியலாம்.
3. ஈட்டிய பணத்தைக் கண்காணிப்பதன் மூலம் நிறுவனத்தின் நிதி ஆரோக்கியத்தை ஆய்வு செய்ய கேஷ் ஃபுளோ அறிக்கை உதவுகிறது.

கணக்குப் பதிவின் நன்மைகள் என்ன?

கணக்குப் பதிவின் தரங்களின்படி நிதி பரிவர்த்தனை கணக்குகளைப் பராமரிப்பது பல நன்மைகளை வழங்குகிறது.

• வணிகப் பதிவுகளைப் பராமரித்தல்: வணிகப் பதிவுகளைப் பராமரிப்பது ஒரு நிறுவனத்தின் வெற்றிக்கு முக்கியமானது.
• பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவு செய்தல்: வணிகப் பரிவர்த்தனைகள் அனைத்தும் பாதுகாப்பாக, சரியான வகையில், முக்கியமாக, முறையாகப் பதிவு செய்யப்படுவதைக் கணக்குப் பதிவு உறுதி செய்கிறது.
•  நிதிநிலை அறிக்கை தயாரித்தல் – கணக்கியலின் முக்கிய விதிகளைப் பின்பற்றினால், லாபம் மற்றும் இழப்புக் கணக்குகள், வர்த்தகக் கணக்குகள் மற்றும் இருப்புநிலைக் கணக்குகள் போன்ற நிதிநிலை அறிக்கைகள் அனைத்தையும் விரைவாக உருவாக்க முடியும்.
• நிதி முடிவுகளின் ஒப்பீடு – கணக்குப் பதிவை முறையாக மேற்கொள்வது இரு வருடங்களுக்கு இடையே நிதிசார் முடிவுகளை ஒப்பிடுவதை எளிதாக்குகிறது. ஓர் ஆண்டுடன் மற்றொரு ஆண்டின் நிதிசார் முடிவுகளை ஒப்பிடுவது மிகவும் நேரடியானதாக மற்றும் நம்பகமானதாக இருக்கும்.
• கார்ப்பரேட் முடிவுகள்: மூன்று முக்கியத் தரநிலைகளை அடிப்படையாகக் கொண்ட கணக்குப் பதிவுச் செயல்முறை, மூத்த நிர்வாகிகள் மற்றும் தலைமைத்துவத்தின் முடிவெடுக்கும் செயல்பாட்டில் நிதித் தரவு நம்பகமானதாகவும் மதிப்புமிக்கதாகவும் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.
• சட்ட வழக்குகளில் ஆதாரம்: சட்ட வழக்குகளில் எளிதாக ஆதாரத்தை வழங்க, வணிக விஷயங்களை முறையாகப் பதிவு செய்து, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட முறையில் தாக்கல் செய்ய வேண்டும்.
• ஒழுங்குமுறை இணக்கம்: நிறுவனங்கள் ஒழுங்குமுறை அமைப்புகளுடன் இணங்குவதற்குக் கணக்குப் பதிவுகள் முக்கியமானது. மூன்று கணக்குப் பதிவு விதிகளால் வகுக்கப்பட்ட அடிப்படையின்றி ஒழுங்குமுறை இணக்கத்தை நிறைவேற்றுவது கடினமாக இருக்கும்.
• வரிச் சிக்கல்களுக்கு உதவுகிறது: முறையற்ற கணக்குப் பதிவுச் செயல்முறைகளால் ஏற்படும் வரிப் பற்றாக்குறை அரசாங்க அதிகார அமைப்புகளிடமிருந்து கடுமையான அபராதங்களை ஏற்படுத்தலாம், இது நிறுவனத்தின் இமேஜ் மற்றும் பிராண்ட் மதிப்புக்கு தீங்கு விளைவிக்கும்.
• வணிக மதிப்பீடு: வலுவான கணக்கியல் செயல்முறை வணிக மதிப்பீடு முறையாகப் கணக்கிடப்பட உதவுகிறது, இது நிறுவனம் அதிக முதலீட்டை ஈர்க்கவும் விரிவுபடுத்தவும் அனுமதிக்கிறது.
• பட்ஜெட் மற்றும் எதிர்கால கணிப்புகள்: கணக்குப் பதிவு விதிகளைப் பின்பற்றி கட்டமைக்கப்பட்ட முறையான பட்ஜெட், எந்தவொரு நிறுவனத்திற்கும் உறுதியான அடிப்படையாக இருக்கும்.

கணக்குப் பதிவு யாருக்கு அவசியம்?

முந்தைய மூன்று வருட செயல்பாட்டில் ரூ. 1.5 லட்சங்களுக்கு மேல் மொத்த வரவைக் கொண்ட எந்த வணிகமும். கணக்குப் பதிவின் முக்கிய விதிகளைப் பின்பற்றி நிதி பரிவர்த்தனைகளின் பதிவைப் பராமரிக்க வேண்டும். வருமான வரிச் சட்டத்தின் விதி 6F இன் கீழ் நிதி பரிவர்த்தனைகளின் பதிவை பராமரிக்க வேண்டிய தொழில் துறைகள்:

1. மருத்துவம்
2. சட்டத்துறை
3. கட்டிடக்கலை
4. பொறியியல்
5. கணக்கியல்
6. உள் அலங்கரிப்பு
7. தொழில்நுட்ப ஆலோசனை
8. அங்கீகரிக்கப்பட்ட பிரதிநிதி
9. திரைப்படக் கலைஞர்கள்
10. நிறுவன செயலர்

வருமான வரிச் சட்டத்தின் விதியின்படி, பரமரிக்கப்படவேண்டிய பதிவுகள்:

• கேஷ் புக் – தினசரி பண ரசீதுகள் மற்றும் பணம் செலுத்துதல் மற்றும் நாள் அல்லது மாத இறுதியில் பண இருப்பு ஆகியவற்றைக் கண்காணிக்க இப்பதிவு பயன்படுத்தப்படுகிறது.
• ஜர்னல் – ஜர்னல் தினசரி பரிவர்த்தனைகளின் பதிவேடு ஆகும், இதில் மொத்த வரவுகள் டபுள் என்ட்ரி அக்கவுண்ட் கீப்பிங் முறை மற்றும் கணக்குப் பதிவின் முக்கிய விதிகளைப் பயன்படுத்தி மொத்த பற்றுகள் மொத்த செலவுக்குக் கணக்கிடப்படுகிறது. ஒவ்வொரு பற்றும் கிரெடிட்டால் பொருத்தப்படும் அல்லது மாற்றாக இருக்கும்.
• லெட்ஜர் – ஒரு லெட்ஜர் என்பது ஜர்னலின் சூப்பர்செட் ஆகும், இது அனைத்து கணக்கு விவரங்களையும் பட்டியலிடுகிறது மற்றும் பல்வேறு நிதி அறிக்கைகளை உருவாக்க பயன்படுகிறது.

இப்பதிவுகள் நிறுவனத்தின் தலைமையகத்தில் பராமரிக்கப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு ஆண்டின் பதிவும் ஆய்வுக்காக குறைந்தது ஆறு ஆண்டுகள் பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். மேற்கூறிய பதிவுகள் விதிகளின்படி பராமரிக்கப்படாவிட்டால், ரூ. 25,000 அபராதம் விதிக்கப்படும்.

சர்வதேசப் பரிவத்தனைகளைப் பொறுத்தவரை, முடிக்கப்படாத ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனைக்கும் மொத்த மதிப்பில் 2% அபராதம் விதிக்கப்படும். எனவே, கணக்க்குப் பதிவுகளை முறையாகப் பராமரிப்பது மற்றும் அனைத்து வருமானம் மற்றும் செலவுகளைக் கண்காணிப்பது ஆகியவற்றில் பரிந்துரைக்கப்பட்ட அணுகுமுறையைக் கடைப்பிடிப்பது நல்லது.

இந்தக் கட்டுரையின் தொடக்கத்தில் உறுதியளித்தபடி, கணக்குப் பதிவின் முக்கியத் தரநிலைகளை அறிந்து கொள்வோம்.

கணக்குப் பதிவு வகைகள்

தனிப்பட்ட கணக்கு

பொது லெட்ஜர் கணக்கு என்பது தனிப்பட்ட கணக்கு. தனிநபர்கள் போன்ற இயற்கையான நபர்களாக இருந்தாலும் அல்லது நிறுவனங்கள் போன்ற செயற்கையான நபர்களாக இருந்தாலும், மக்கள் தொடர்பான அனைத்து கணக்குகளும் இந்த பிரிவில் அடங்கும். ஒரு வணிக அமைப்பு மற்றொரு வணிக அமைப்பு அல்லது தனிநபரிடமிருந்து எதையாவது பெற்றால், முதல் வணிக அமைப்பு பெறுநராக மாறுகிறது. தனிப்பட்ட கணக்கின் விஷயத்தில், இரண்டாவது வணிக அமைப்பு அல்லது அது கொடுத்த தனி நபர் கொடுப்பவராக மாறுகிறார். பொன் விதிகள் ஒன்றின் படி பெறுநரிடம் பற்று, கொடுப்பவருக்கு கடன்.

இவ்விதியைப் பயன்படுத்தி, தனிப்பட்ட கணக்கில் பற்று மற்றும் வணிகக் கணக்கில் வரவை பதிவுகள் காட்ட வேண்டும். கிப்ட் ஷாப்பில் இருந்து கிப்ட் வாங்குவதாக வைத்துக் கொள்வோம். அப்பரிவர்த்தனை உங்கள் கணக்கில் இப்படித் தோன்ற வேண்டும்.

சொத்துக் கணக்கு

சொத்துக் கணக்கின் இறுதி இருப்பு அடுத்த ஆண்டின் தொடக்க நிலுவைகளாக முன்னோக்கி கொண்டு செல்லப்படுகிறது. சொத்துக்கள், கடன் பொறுப்புகள் மற்றும் பங்கு ஆகியவை இந்தக் கணக்குகளின் தலைப்புகளாக இருக்கும். பற்று என்பது உள்ளே வருவது, கடன் என்பது வெளியேறுவது என கோல்டன் ரூல் 2 கூறுகிறது. ஒரு நிறுவனம் மதிப்புள்ள ஒன்றை (சொத்து அல்லது பொருட்கள்) பெற்றால், அது சொத்துக் கணக்கில் புத்தகங்களில் பற்று வைக்கப்படும். மதிப்புமிக்க ஏதாவது நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறும்போது, அது புத்தகங்களில் கடனாகப் பதிவு செய்யப்படுகிறது.

பின்வரும் உதாரணம். ரூ. 10,000 ரமதிப்புள்ள மரச்சாமான்களை ரொக்கமாக வாங்கியதற்கானது

பெயரளவு கணக்கு

பெயரளவு கணக்கு என்பது ஒரு நிதியாண்டிற்கான அனைத்துக் கணக்குப் பதிவு செயல்பாடுகளும் பதிவு செய்யப்பட்டு, நிலுவை நிரந்தர கணக்குகளுக்கு மாற்றப்படும். இது நிலுவைகளைப் பூஜ்ஜியத்திற்கு மீட்டமைத்து செயல்முறையை மீண்டும் துவங்க வகை செய்கிறது. வருவாய், செலவுகள், ஆதாயங்கள் மற்றும் இழப்புகள் ஆகியன பொதுவான பெயரளவு கணக்குகள் ஆகும். பொன் விதி 3-இன் படி, அனைத்துச் செலவுகள் மற்றும் இழப்புகள் பற்று, மற்றும் அனைத்து வருமானம் மற்றும் ஆதாயங்கள் வரவு.

ஒரு நிறுவனம் நஷ்டம் அடைந்தாலோ அல்லது செலவு செய்தாலோ, தொடர்புடைய பதிவு பற்று ஆகும். வணிகம் லாபம் ஈட்டினால் அல்லது சேவைகளை வழங்குவதன் மூலம் வருமானம் ஈட்டினால் பதிவில் உள்ளீடு கிரெடிட்டாக காட்டப்படும். உதாரணமாக, ஒரு நிறுவனம் செலுத்தும் வாடகை, செலவாக மதிப்பிடப்படும்.

கணக்குப் பதிவின் முக்கிய விதிகளைப் பயன்படுத்தும்போது கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய வழிகாட்டுதல்கள்

இவ்விதிகளைப் பயன்படுத்தும் போது கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய சில வழிகாட்டுதல்கள் பின்வருமாறு:

• பரிவர்த்தனையில் எந்த வகையான கணக்கு பயன்படுத்தப்படுகிறது என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ளவும்.
• பரிவர்த்தனை கணக்கின் மதிப்பைக் கூட்டுகிறதா அல்லது குறைக்கிறதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.
• இந்த மூன்று கணக்குப்பதிவுத் தரங்களுடன், உங்கள் கணக்குகளைப் புதுப்பித்த நிலையில் முறையாகப் பராமரிக்க முடியும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள் (FAQs)